Consultation en gestion de cliniques dentaires
Les systèmes et protocoles éprouvés de l'IDI vous apporteront une sérénité au travail et favoriseront grandement l'atteinte de l’excellence auprès de vos patients et de votre équipe.
Nos services de consultation en gestion sont maintenant disponibles en forfait complet ou à la carte par module thématique (5 modules).
Forfait "La totale" en gestion de cliniques dentaires (comprend les 5 modules)
À l’IDI, l’expérience nous a démontré que lorsque l’on désire implanter des changements dans une pratique dentaire, rien de mieux, au préalable, que d’aligner l’équipe pour que tous comprennent et partagent votre vision, votre désir d’apporter des changements et aient une vue d’ensemble de l’organisation du travail.
Le titre « La totale en gestion de cliniques dentaires ! » est évocateur puisque les équipes qui ont participé à notre populaire programme Bâtir sa pratique de rêve et qui ont ensuite bénéficié des services de consultation de l’IDI en gestion de cliniques dentaires ont vu des transformations spectaculaires tant au niveau de la croissance qu’au niveau de la qualité de vie au travail.
Lancez-vous dans cette belle aventure, avec votre équipe, et découvrez votre potentiel inexploité !
Pour des informations supplémentaires sur nos services de consultation, n’hésitez pas à contacter : isabelle@idi.org.
Module « Formation personnalisée de votre coordonnatrice de traitement »
Le dicton dit : « Nous n’avons pas une deuxième chance de faire une première bonne impression ! »
Il faut donc vous assurer que l’Expérience que vous faîtes vivre à vos nouveaux patients est différente et mémorable. Une expérience client bien scénarisée et bien rodée favorise la rétention des nouveaux patients dans une pratique, augmente l’acceptation des plans de traitement présentés et le référencement des nouveaux clients.
IDI travaillera avec vous à développer une expérience client qui vous démarque. Nous formerons également les membres de votre équipe sur les rudiments d’une présentation de plan de traitement efficace qui donne des résultats. Ceci aura comme effet d’augmenter sensiblement l’acceptation des plans de traitement à plus haute valeur ajoutée.
L’IDI vous offre ce service de consultation personnalisée en gestion de cliniques dentaires module Présentation des plans de traitement et Expérience nouveau patient directement à votre clinique.
Que votre pratique compte déjà ou non sur les services d’une coordonnatrice de plans de traitement, vous pourrez grandement bénéficier de cette formation où toutes les étapes d’une Expérience nouveau patient réussie seront vues, scénarisées et pratiquées :
- La gestion de l’appel du nouveau client afin de créer l’effet WOW dès la première impression
- Le courriel de bienvenue au nouveau patient et celui de remerciement au référent
- L’appel de courtoisie afin de bien préparer la visite du patient
- La planification des plages horaires afin de tous être disponibles et structurés
- L’accueil et l’entrevue du nouveau patient
- La collecte de données en salle, complète et minutieuse
- L’hygiéniste dentaire et son rôle face à une vision globale de la santé
- L’examen du dentiste : un examen complet, précis et minutieux qui inspire confiance
- La préparation et la présentation du plan de traitement
- La psychologie du consommateur, les différents styles de personnalité; comment s’adapter
- Le comment le dire; aussi important que le «quoi dire»
- Le trop c’est comme pas assez; savoir doser la présentation
- Les astuces, comment surmonter les objections; comment et quand «fermer la vente»
- Le "ouf!", comment aborder l’aspect financier; comment vaincre le syndrome «J’suis pas un vendeur»
- Le suivi de satisfaction
- Le suivi des plans de traitement en attente de décision
- Le rôle crucial de la coordonnatrice de plans de traitement
Autant de stratégies pratiques éprouvées et applicables pour tout genre de dentisterie, avec des outils prêts à utiliser sur le champ.
Les dentistes et les équipes qui implantent des systèmes de présentation de plans de traitements efficaces s’élèvent au-dessus du lot et réalisent beaucoup plus de travaux électifs que les autres. Ils s’épanouissent habituellement mieux. Le patient ne s’en trouve que mieux servi.
Venez profiter de l’expérience de nos consultantes chevronnées qui partageront avec vous les secrets d’une expérience client réussie.
Pour des informations supplémentaires sur nos services de consultation, n’hésitez pas à contacter : isabelle@idi.org.
Module « Optimisez votre secrétariat dentaire »
Une secrétaire dentaire exerce une grande influence sur plusieurs aspects de la pratique dentaire. En effet, son rôle est crucial au niveau de la gestion de l’horaire, des suivis aux patients en hygiène et en curatif, de la gestion de la facturation et des comptes à recevoir, de l’accueil des patients, de la prise d’appels des patients actuels et des nouveaux patients, de nombreuses communications aux patients, etc.
Une structure de travail efficace au secrétariat fait une énorme différence dans la croissance des revenus et de la base de patients actifs, dans le service à la clientèle et la qualité de vie au travail de toute l’équipe.
L’équipe de consultantes de l’Institut dentaire international est donc fière de vous proposer son tout nouveau module de consultation en gestion de cliniques dentaires : Optimisez votre secrétariat dentaire. Voici en quoi consiste la formation à votre ou vos secrétaires :
L'horaire
- Comprendre les différents traitements dentaires
- Planifier les déplacements du dentiste d’une salle à l’autre
- Optimiser les plages réservées dans le but de réduire les retards et augmenter les revenus
Les patients
- Les meilleurs délais de confirmation des rendez-vous pour réduire au maximum les rendez-vous annulés
- Un système de rappel en hygiène qui assure la rétention des patients dans la pratique
- Un système de suivi des traitements en suspens favorisant un meilleur taux d’occupation de la salle du dentiste et diminuant les urgences car les patients sont traités à temps
- Une planification hebdomadaire des tâches au secrétariat pour que ces dernières soient bien accomplies selon les bons délais
- Rapport mensuel du nombre de nouveaux patients et de leur référent
- Rapport mensuel du nombre de dossiers actifs que la pratique compte
- La gestion des comptes à recevoir
Les aptitudes verbales
- Si un patient veut annuler son rendez-vous
- Si un patient arrive en retard
- Lors de l’accueil
- Lors de la prise des rendez-vous
- Lors de la facturation notamment l’indépendance face à l’assurance
- Etc.
Tous les protocoles écrits et tous les outils (courriels de suivis, calendrier des suivis, fiche téléphonique nouveau patient, document des aptitudes verbales, etc.) vous seront remis lors de cette formation.
Pour des informations supplémentaires sur nos services de consultation, n’hésitez pas à contacter : isabelle@idi.org.
Module « Gérez votre horaire à votre goût »
Vivez des journées à la fois plus agréables et plus rentables !
La gestion de l’horaire est un réel problème dans plusieurs sinon la majorité des cliniques dentaires puisqu’on y applique trop souvent le principe du premier arrivé, premier servi, sans tenir compte des déplacements du dentiste et des objectifs de traitements et financiers de la pratique. Cette façon de faire génère trop souvent des contingentements, des retards, de la frustration et des journées pas toujours rentables.
Aussi, le calendrier de la pratique est généralement établi sans tenir compte ni de la croissance de la patientèle ni des objectifs de la pratique. Cette erreur de planification adéquate fait en sorte qu’il est difficile de prévoir quand il est nécessaire d’augmenter les heures disponibles dans le département d’hygiène pour à la fois bien suivre tous les patients actifs et aussi continuer de recevoir des nouveaux patients. Tout ceci ayant comme conséquence de retarder la croissance financière de la pratique.
L’IDI vous offre de la consultation personnalisée et directement à votre clinique en gestion de cliniques dentaires avec le module Horaire et Calendrier qui comprend :
- La création d’un horaire personnalisé adapté à vos besoins et à votre réalité
- La formation de tous les employés qui sont impliqués dans la gestion de l’horaire
- La maîtrise de bonnes aptitudes verbales à adopter lors de la prise et la confirmation des rendez-vous
- La compréhension par tous de ce qu’est un horaire avec objectifs financiers
- L’intégration de votre horaire personnalisé dans votre logiciel informatique
- La planification du calendrier de la pratique
- L’évaluation des besoins en main d’œuvre pour tous les postes de travail incluant, s’il y lieu, l’intégration d’un autre dentiste
L’horaire personnalisé est sans contredit l’une des implantations les plus significatives financièrement. Une simple augmentation du taux horaire du dentiste de 50$/heure représente des revenus bruts de plus de 70 000$ annuellement !
Le bonheur et la réussite en dentisterie repose inévitablement sur une gestion saine et rigoureuse de l’horaire. Laissez nos experts vous aider dans cette tâche complexe et reprenez le contrôle de votre horaire.
Pour des informations supplémentaires sur nos services de consultation, n’hésitez pas à contacter : isabelle@idi.org.
Module « Ne perdez plus de patients »
Cette formation vise l’implantation de systèmes qui vous permettront, en tout temps, de connaître le nombre exact de patients actifs que votre pratique compte et d’utiliser un système de rappel éprouvé qui assure la rétention de ces patients.
La base de patients actifs d’une pratique dentaire est l’élément qui apporte la plus grande valeur à la croissance de la pratique et pourtant c’est trop souvent l’élément le plus négligé et le moins bien compris. Il est difficile de savoir si la base de patients actifs d’une pratique vit de la croissance sans connaître justement le nombre de dossiers actifs qu’elle compte et si cette donnée n’est pas compilée rigoureusement et analysée mensuellement.
Aussi, un système de rappel absent ou inefficace ne permet pas d’assurer la rétention des patients dans la pratique. Des délais de suivis inadéquats, souvent en retard et trop longs, ont comme résultat que certains patients deviennent inactifs ou quittent tout simplement la pratique. Au fait, connaissez-vous avec précision le nombre de patients qui quittent votre pratique annuellement? Ce faisant, vous devez recruter des nouveaux patients et constamment travailler à créer de nouvelles relations. Votre achalandage ne vit pas la croissance qu’il devrait, ce qui affecte à la fois le chiffre d’affaires et, très important, la valeur de votre pratique.
L’IDI vous offre un service de consultation en gestion de cliniques dentaires personnalisée directement à votre clinique. Le module Base de patients actifs et Système de rappel couvre entre autres les éléments suivants :
- Définition claire de ce qu’est un dossier actif, inactif ou fermé
- Connaissance en tout temps et rapidement du nombre de dossiers actifs que la pratique compte
- Toutes les statistiques pertinentes en lien avec la base de patients actifs (% de rétention des patients dans la pratique, nombre de nouveaux clients, nombre de clients perdus)
- Mise en place d’un système de rappel éprouvé qui permet de suivre les patients adéquatement à la fréquence qu’ils ont vraiment besoin
- Rédaction des différents textes utilisés lors des communications avec les patients
- Intégration du système et de tous ses éléments dans votre logiciel informatique
- Formation des responsables de toutes les étapes du système de rappel IDI incluant les aptitudes verbales à utiliser lors des suivis aux patients
Vous travaillez fort afin de recruter des patients, créer des relations, instaurer chez eux un sentiment de confiance et d’appartenance, assurez-vous que vos systèmes de suivis fassent qu’ils restent dans votre pratique et qu’ils soient bien servis.
Pour des informations supplémentaires sur nos services de consultation, n’hésitez pas à contacter : isabelle@idi.org.
Module « Connaissez mieux votre pratique et prenez des décisions d’affaires éclairées »
La vraie question à se poser est : est-ce que je connais suffisamment ma pratique et ai-je les outils nécessaires pour prendre des décisions de croissance éclairées et m’assurer que mes systèmes/protocoles organisationnels donnent les résultats positifs auxquels je devrais m’attendre ?
Le service de consultation de l’IDI vous offre de procéder à l’analyse complète de vos systèmes/protocoles actuels et du potentiel de votre pratique, et de vous partager des recommandations d’amélioration.
Voici les points importants de notre intervention :
- Une analyse complète de tous vos systèmes/protocoles organisationnels de votre pratique sera effectuée
- Vous connaîtrez tous les systèmes/protocoles de votre pratique (système de suivis en hygiène et en curatif, gestion de l’horaire, gestion des comptes à recevoir, l’expérience nouveau patient, etc.)
- Un rapport d’analyse exhaustif vous sera remis où les recommandations d’amélioration immédiates et futures seront détaillées
- Sur place, une réunion aura lieu avec vous pour vous partager les observations de la consultante et les recommandations d’amélioration
Suite à notre intervention, vous serez en mesure de prendre des décisions d’affaires appuyées sur des données justes et fiables.
Et après… bon succès !
Pour des informations supplémentaires sur nos services de consultation, n’hésitez pas à contacter : isabelle@idi.org.
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