La réunion matinale, facteur clé d’une journée bien planifiée

Publié par Denis Massé HD le 9 août 2017

Par Denis Massé HD

 Garder en tête l’objectif

La réunion matinale (ou caucus matinal) est probablement la plus importante de toutes les réunions que vous puissiez avoir avec votre équipe. La clé réside dans l’importance de garder en tête l’objectif de cette réunion aussi bien que dans la façon de la mener.

Le but est de vérifier avec les membres de votre équipe à quoi votre journée ressemblera et, surtout, comment gérer votre temps et vos déplacements de la façon la plus efficiente possible. Le briefing d’équipe permet d’anticiper les problèmes d’organisation de la journée à venir et surtout de se donner les moyens d’y remédier.

Une réunion matinale doit mettre le focus sur l’horaire, les traitements et les relations patients. Alors, comment pouvez-vous faire un succès de vos rencontres matinales ? Voici quelques facteurs que vous devez considérer.

Tout le monde présent

C’est non négociable: tous les membres de l’équipe doivent participer. Chacun a de l’information à partager et à recevoir de l’équipe car tout le monde sera impliqué dans la dynamique de la journée. Exception peut-être s’il y a deux secrétaires, alors elles y assisteront à tour de rôle. Une seule secrétaire ? Pensez alors à placer une petite affiche à la réception annonçant que vous serez disponibles dans quelques minutes et évitez de réserver des rendez-vous de nouveaux patients en début de journée. Dans une clinique où il y plus d’un dentiste, cette réunion se tient évidemment en petit groupe.

On commence à l’heure

‘’Être à l’heure, c’est déjà être en retard’’. D’une durée de quinze à vingt minutes, les réunions doivent impérativement commencer à l’heure… et finir à l’heure! Rien de plus improductif que l’indiscipline et la permissivité sur la non ponctualité. Chaque participant doit se présenter prêt pour la réunion. Les salles sont prêtes, les messages téléphoniques ont été pris, les dossiers lus et pris en notes. Les horaires d’hier, d’aujourd’hui et des quatre prochains jours doivent être imprimés et disponibles.

 

On débute par la secrétaire ?

‘’Attention, tel patient a un compte recevable’’;Personnellement, je crois qu’il est bien que le dentiste débute la réunion par un ‘’bonjour, bonne journée tout l’monde’’. Vous seriez surpris d’apprendre combien d’employés nous soulignent leur désarroi de voir leur dentiste commencer la journée de façon maussade ou inerte. Hey ! Wake up docteur ! Vous êtes le leader et le phare de cette équipe, insufflez-y de l’énergie ! Ceci a aussi comme objectif de formellement débuter la réunion. Puis la parole est rapidement donnée à la secrétaire qui annoncera les modifications à l’horaire s’il y en a et les particularités des patients qui seront reçus aujourd’hui :

• ‘’Madame Sourire est enceinte’’;
• ‘’Monsieur Molaire doit être sorti pour telle heure’’;
• ‘’C’est l’anniversaire de Madame Canine’’ etc.

La secrétaire nous mettra aussi au courant de l’horaire des jours suivants. Y a-t-il des plages horaires vides à combler ? Y a-t-il des conflits d’horaires à l’horizon ? Bref, l’horaire et les particularités des clients.

Puis… l’assistante 

Les plans de traitements sont-ils clairs ? Les cas de laboratoire arrivés ? Certains patients ont-ils besoin de soins particuliers ? D’une antibiothérapie ? De médication anxiolytique ? De précautions préopératoires ? Etc.

L’assistante dentaire (aussi appelée ‘’responsable des soins opératoires’’) est en charge de l’organisation et de la gestion de la salle du dentiste afin que tout se déroule comme prévu.
 

Les hygiénistes

Une aura besoin d’anesthésie à un moment précis, l’autre du dentiste pour préparer les cavités. Un suivi particulier à faire dans un plan de traitement ? Un nouveau patient ? Référé par qui ? Besoin d’aide à un moment particulier de la journée ? Le dentiste désire-t-il une radiographie, une photo ou une donnée spécifique pour un patient donné ?

Ce sont tous des renseignements qui guideront le dentiste quant à la meilleure façon de gérer sa journée  et prévoir ses déplacements.  Tout le monde prend des notes, l’hygiéniste sur les recommandations du dentiste, l’assistante sur les obligations de déplacements du docteur… et on essaie de trouver des solutions !

La coordonnatrice des traitements 

Dans les cliniques où le poste de coordonnatrice de traitement est implanté, ce sera elle qui annoncera les nouveaux patients qui seront rencontrés aujourd’hui. Elle partagera l’information reçue sur la raison de leur visite  et donnera des informations sur leurs référents. Elle avise aussi quels patients elle recevra en présentation de plan de traitement et questionne si elle a besoin de renseignements supplémentaires pour sa présentation.

Le dentiste termine

Le dentiste conclut en dictant les modifications souhaitées à l’horaire et comment il désire gérer ses déplacements. Il donne ses informations et demandes spécifiques pour certains patients et suggère où recevoir les urgences s’ils s’en présentent  (prévoyez d’ailleurs du temps à l’horaire pour les urgences). Finalement, il jette un coup d’œil à l’horaire de la veille et vérifie si des patients doivent être rappelés pour des suivis post-traitements et sur l’horaire des prochains jours afin de vérifier si des modifications sont souhaitables. Le docteur termine avec un ‘’Merci tout l’monde, bonne journée tout l’monde’’.

Gardez le focus sur la journée, les patients, la dentisterie à faire et à présenter. Soyez positif et en mode solution. Si vous identifiez certains irritants potentiels dans la journée qui s’en vient, en équipe, trouvez ensemble les solutions. L’important est de partir du bon pied. J
 

Les 5 règles de base pour réussir

    Règle no 1 : Toute l’équipe est présente
    Règle no 2 : Tout le monde est prêt 
    Règle no 3 : Ponctualité obligée
    Règle no 4 : Soyez disciplinés et ordonnés
    Règle no 5 : Soyez totalement  positifs.

Aucune équipe sportive n’envisagerait  une joute sans un plan de match bien planifié. Il en va indéniablement de même pour votre équipe.

Croyez-moi, une réunion matinale bien menée peut faire la différence entre une journée positive et productive et une autre épuisante et essoufflante. 

Gardez le focus, soyez positifs et en mode solutions.

 Denis Massé

Conférencier réputé, riche d’une expérience de plus de 35 ans en pratique privée, consultant en organisation clinique et directeur du programme "Bâtir sa pratique de rêve" à l’Institut dentaire international.

Pour le rejoindre : denis@idi.org

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