La gestion de votre pratique dentaire: une priorité !

Publié par Isabelle Lavallée le 13 février 2017

Par Isabelle Lavallée

Œuvrant dans le domaine dentaire depuis plus de 25 ans et étant consultante en gestion de cliniques dentaires depuis maintenant 15 ans, je dois vous confier que je suis toujours aussi abasourdie de constater à quel point la gestion de votre pratique n’est pas une priorité pour certains d’entre vous, trop nombreux selon moi. En effet, j’entends encore trop souvent des remarques de déception quant aux différentes sphères de votre organisation telles que le manque de suivis des patients tant en hygiène qu’en curatif, votre épuisement dû à un horaire de travail totalement désorganisé, le manque de structure, de protocoles, l’engagement mitigé de vos employés, et j’en passe. La question qui tue : pourquoi continuez-vous à vivre l’insanité qui consiste à répéter les mêmes comportements et à vous attendre à des résultats différents ?

Le manque de suivis des patients

Tout d’abord, si je vous demande à 20 dossiers près quel est le nombre de dossiers actifs que votre pratique compte, je sais que malheureusement vous ne pourrez pas me fournir cette donnée. Et pourtant, l’achalandage de votre pratique est la valeur la plus grande et celle avec le plus grand potentiel de croissance ! Aussi, lorsque vous n’avez pas de protocoles clairs et efficaces pour le suivi de vos patients tant en hygiène qu’en curatif, je vous garantis que vous perdez un nombre considérable de patients. En d’autres termes, votre base de dossiers actifs stagne, ou pire décroît, et vous devez redoubler d’effort pour créer de nouvelles relations avec des nouveaux patients; encore faut-il qu’il y ait un nombre suffisant de nouveaux patients pour contrer le nombre de ceux qui sortent par la porte d’en arrière…

L’horaire de travail désorganisé

Je sais exactement à quoi ressemblent vos journées de travail : le dentiste qui doit faire 3 anesthésies en même temps, l’hygiéniste qui tape du pied parce qu’elle attend depuis 30 minutes que le dentiste vienne faire son examen, le patient dans la salle de traitement qui commence à s’impatienter parce que ça fait 4 fois que le dentiste sort de la salle, sans compter les multiples urgences squeezées entre les autres rendez-vous. Quelle folie ! Si vous ne travaillez pas avec un horaire personnalisé avec plages de traitements prédéterminées, vous continuerez à vivre cet enfer et commencerez, si ce n’est déjà le cas, à moins apprécier votre travail et les autres membres de votre équipe, jugeant qu’ils ne comprennent pas votre situation et participent même à l’envenimer.

Le manque de structure, de protocoles

La seule manière d’être efficace et d’assurer par conséquent une qualité de vie au travail est d’avoir accès et d’appliquer des protocoles éprouvés, ceci dans une structure d’équipe qui convienne à votre contexte. Le fait d’appliquer des protocoles efficaces vous permet de vous concentrer sur la relation que vous entretenez avec vos patients, relation qui est déterminante dans leur engagement à respecter leurs rendez-vous, à payer les honoraires et à accepter vos meilleures propositions de traitements. Il est impossible d’entrer en relation lorsque vous courez dans tous les sens et êtes constamment en état de gestion de crise.

L’engagement mitigé des employés

Si vous jugez que vos employés ne sont pas pleinement engagés c’est certainement parce que votre vision et vos attentes ne leur sont pas clairement partagées. Dans un environnement désorganisé, difficile également de prendre le temps de reconnaître les bons coups de vos employés et ainsi les motiver à se surpasser. Croyez-moi, toutes les pratiques dentaires où une structure de travail optimisée a été implantée ont obtenu par le fait même une cohésion d’équipe.

En conclusion, cet article ne se veut aucunement condescendant mais se veut plutôt un wake-up call ! Au lieu de suivre en priorité une prochaine formation clinique, pourquoi ne pas suivre une formation en gestion de clinique dentaire ? Vous aurez enfin une pratique organisée où il sera beaucoup plus aisé, par la suite, d’intégrer de nouvelles connaissances cliniques. À vous de choisir…

  Isabelle Lavallée BSc., Cert. GRH, directrice du département de consultation à IDI, jouissant d’une expérience de 15 années à titre de consultante, jumelée à une expérience de plus de 25 ans en secrétariat et en gestion clinique en plus d’une formation universitaire en psychologie et en gestion des ressources humaines.

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